Privacyverklaring van vzw KALIPSO

Kalipso vzw, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0898.724.794, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Kalipso vzw
Guido Gezellelaan 9 Bus 21
3010 Leuven
info@kalipso.be
Telefoon: 0497/82.20.46 (Philippe Hendrix)

Kalipso is een vzw die als doel heeft activiteiten aan te bieden aan zijn leden via de website, e-mail, Kaboekske…..Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten en leveranciers.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. Aanmaak en registratie van een account op basis van door u verstrekte gegevens is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van het ledengedeelte van de website.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,
  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geslacht
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, …)

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van beeldmateriaal: er worden geen gerichte foto’s van u gepubliceerd zonder uw toestemming.

Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden door Kalipso vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Kalipso vzw (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten (gerechtvaardigd belang)
  • Toegang website ledengedeelte (uitvoering overeenkomst)
  • Bezorgen van papieren en/of digitale kaboekske (gerechtvaardigd belang)
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor activiteiten (last-minute e.d.) (gerechtvaardigd belang)
  • Aankopen van tickets
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Met wie kunnen de persoonsgegevens gedeeld worden?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van de website;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen : Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, …). Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Beveiliging van uw gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Bewaartermijn

Kalipso vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding, subsidiedossier). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Persoonsgegevens van leden worden maximaal 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard, omwille van de wettelijke verplichting om gedurende deze termijn de boekhouding te verantwoorden).

Wat zijn uw rechten?

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voor-noemde verzoeken. 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.  U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Kalipso vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 4 december 2018.