Huishoudreglement Kalipso vzw

Oprichting

De vzw Kalipso werd opgericht bij akte van 12 mei 2008, neergelegd ter griffie van de Rechtbank van Koophandel te Leuven op 23 juni 2008, met ondernemingsnummer 898.724.794 en bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 8 juli 2008.

Contactmogelijkheden

De maatschappelijke zetel van de vzw Kalipso is:Guido Gezellelaan 9, bus 21, 3010 Kessel-Lo.
Andere kanalen:
• Website www.kalipso.be.
Info@kalipso.be voor meer informatie in het algemeen.
Facebookpagina Kalipso.
Programmaopmaak@kalipso.be voor het aanleveren van teksten van activiteiten waarvoor je contactpersoon bent.

Het rekeningnummer van de vzw Kalipso is BE73-0682-4982-6860.

De leden

Kunnen lid worden van de vereniging: elke alleenstaande (ongehuwd, wettelijk gescheiden, feitelijk gescheiden, weduwe, weduwnaar) die tenminste 25 jaar oud is.
In eerste instantie treedt elk kandidaat-lid toe voor een proefperiode van drie maanden, mits het betalen van een proeftarief van € 5,00 en het ondertekenen van een inschrijvingsformulier.
Een proefperiode kan slechts één keer: Wie na de stopzetting van het lidmaatschap opnieuw wenst toe te treden,  betaalt onmiddellijk het lidgeld van €35/€40. Indien het lidmaatschap langer dan 5 jaar geleden is , kan de kandidaat wel opnieuw een proefperiode van 3 maanden krijgen.

Na deze proefperiode kan het kandidaat-lid als effectief lid aanvaard worden op voorwaarde van het betalen van een jaarlijks lidgeld van € 35,00 en op voorwaarde dat het bestuur zijn veto niet stelt. Het bestuur motiveert desgevallend haar beslissing.
Leden die gedurende minimum 3 maanden niet kunnen deelnemen aan activiteiten (bv. door ziekte) kunnen zich tijdelijk op inactief laten zetten.
Elk lid van de vereniging aanvaardt door het feit zelf van lidmaatschap alle bepalingen en verplichtingen die in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn vervat.

Elk lid verbindt er zich toe om geen enkel nadeel te berokkenen aan andere leden, zowel op moreel, financieel, racistisch of lichamelijk vlak.
Elk lid verklaart dat hij zich eerlijk en correct zal gedragen bij het afrekenen van consumpties die door de groep worden verbruikt in café, restaurant of andere locatie en zich houdt aan de binnen Kaliposo geldende carpoolvergoeding (€ 0,07 per kilometer).

Indien een lid door zijn gedragingen, woorden, geschriften, daden of handelswijze andere leden schaadt, de vereniging schaadt of de doelstellingen misbruikt, kan hij voor bepaalde tijd van bepaalde activiteiten uitgesloten worden. Dit kan na een voorafgaandelijke verwittiging van, of na een gesprek met het bestuur. De raad van bestuur neemt een beslissing van schorsing bij gewone meerderheid en motiveert haar beslissing.

Leden kunnen te allen tijde uittreden. Het niet betalen van het jaarlijks lidgeld houdt van rechtswege het ontslag in. Indien leden met elkaar een relatie aangaan, zijn zij niet verplicht de vereniging te verlaten op voorwaarde dat zij zich discreet gedragen tijdens hun deelname aan Kalipso-activiteiten.

Activiteiten van de vereniging

De vereniging heeft tot doel het organiseren van socio-culturele, sportieve, vormende en ontspanningsactiviteiten voor zijn leden.
Elk lid kan zelf activiteiten aanbrengen en/of organiseren.
Leden kunnen deelnemen aan het organiseren van deze activiteiten en kunnen ook zelf activiteiten aanbrengen.

Het lid dat wenst deel te nemen aan een activiteit, volgt de volgende richtlijnen:

  • Bij reservaties:
    • Reserveer indien nodig
    • Reservaties zijn pas geldig na ontvangst van de correcte betaling binnen de 5 werkdagen
    • Vermeld bij de betaling je naam, de activiteit en de datum van de activiteit
    • Inschrijvingen lopen volgens datum van betaling
    • Is een activiteit volzet, dan wordt je verwittigd en kom je op de reservelijst
    • Als je vanuit de reservelijst niet kan deelnemen, wordt het betaalde bedrag terugbetaald
    • Als een activiteit door Kalipso wordt geannuleerd, wordt het betaalde bedrag terugbetaald
    • Als je zelf annuleert, zoek je een vervanger en regel je de financiële kant onderling
    • Als je geen vervanger vindt, is er geen terugbetaling mogelijk
  • Bij activiteiten zonder reservatie:
    • Meld je aan bij de contactpersoon indien gevraagd; als je dit niet doet, kan de contactpersoon je ook niet verwittigen als de activiteit niet doorgaat of er iets wijzigt;
    • Respecteer de opgegeven deadline;
    • Bij slechte weersomstandigheden of bij te weinig belangstelling kunnen activiteiten afgelast worden: contacteer bij twijfel de contactpersoon
    • Kan je niet deelnemen aan een activiteit waarvoor je ingeschreven bent, verwittig dan onmiddellijk de contactpersoon
    • Wees altijd stipt op tijd! Verwittig de contactpersoon via sms als je niet tijdig op de afspraakplaats kan zijn!
    • Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van carpooling (tarief: zie Kaboekske).

Verzekering

De vereniging sluit een verzekeringspolis af die de burgerlijke aansprakelijkheid en de lichamelijke schade dekt tegenover derden en tegenover leden onderling, in zoverre de verplichte autoverzekering of de familiale polis niet tussenkomt.
Deze verzekering dekt geen materiële schade aan gehuurd materiaal of beschadiging van eigendommen van de leden tijdens een activiteit.
De leden zijn verzekerd gedurende de activiteiten, tenzij anders vermeld.
Enkel leden zijn verzekerd.
Niet-leden zijn nooit verzekerd, ook niet als zij een bijdrage betalen voor een activiteit.
Aangifte van een ongeval gebeurt onmiddellijk na het ongeval bij de contactpersoon van de activiteit en moet binnen 48 uur doorgegeven worden aan het bestuur, dat de nodige formulieren voor aangifte ter beschikking stelt.
De vereniging is niet verantwoordelijk voor diefstal tijdens de activiteiten.

De raad van bestuur en de werkgroepen.

De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur, benoemd door de algemene vergadering voor een termijn van drie jaar. Uittredende bestuurders zijn herkiesbaar. De raad van bestuur bestaat uit: Jenny (voorzitter), Philippe (ondervoorzitter) en leden Elisabeth, Ghislaine en Maggy.
De raad van bestuur benoemt het dagelijkse bestuur (bestaande uit Voorzitter, ondervoorzitter, Chris, André) en stelt volgende functies en werkgroepen vast.

  • Voorzitter en ondervoorzitter
    De voorzitter en ondervoorzitter zijn niet van hetzelfde geslacht.
    De voorzitter is de stem van de vereniging en stelt het beleid voor.
    De voorzitter bereidt de bestuursvergaderingen voor en bepaalt de agenda.
    De voorzitter is verantwoordelijk voor de taakverdeling binnen het bestuur.
    De voorzitter geeft advies bij activiteiten waarbij gelden van de vereniging betrokken zijn.
    De voorzitter is verantwoordelijk voor de interne communicatie.
    De voorzitter coacht en controleert het bestuursteam op passende wijze.
    De voorzitter is er voor alle leden en volgt regelmatig diverse activiteiten.
    De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
  • Het web team.
    Aanmaken useraccount: André
    Webmaster: MarieAnge
    Werkgroep website: Jenny, MarieAnge en Philippe
  • Programma-opmaak, activiteiten aanbrengen via de website.
    Taken van de programma-opmaker:
    • Het verzamelen van de door de leden aangebrachte activiteiten en het overwaken van de agenda.
    • Het onderhouden van goede contacten met alle leden om over een zo breed mogelijk aanbod van activiteiten te beschikken.
    • Het begeleiden en onderhouden van goede contacten met de contactpersonen.
    • Het overleggen met de boekhouder voor betalende activiteiten.
    • Het voorstellen van voordrachten en lezingen.

    Taken van de websiteredactie:
    Nalezen van activiteiten aangebracht door leden, correctheid overwaken, carpooltarief narekenen : Jenny
    • Correcties  Website: Denise

  • Het feestcomité.
    Taken:
    Het organiseren en coördineren van zelf ingerichte evenementen zoals de jaarlijkse barbecue en de nieuwjaarsreceptie.
    Leden van het feestcomité: Chris, Katrien, Mieke, Silvia.
  • Het onthaal.
    Taken:
    • Het verzorgen van de maandelijkse onthaalmomenten.Het informeren van kandidaat nieuwe leden.
    • Het coördineren en opvangen van nieuwe leden.
    • Het wegwijs maken op de website.
    • Het overhandigen van het huishoudelijk reglement.
    Leden van het onthaal: Francine en Eddy.
  • De ledenadministratie.
    Taken:
    • Het dagelijks beheer van het ledenbestand.
    • Het regelmatig voorleggen van een geactualiseerde lijst aan de bestuursleden.
    • Het voorleggen van de ledenevolutie op de Algemene Vergadering.
    • Het opvolgen en hernieuwen van het lidmaatschap van de leden.
    • Zorgen voor documenten, nodig voor het versturen van het Kaboekske, zoals etiketten, digitale hernieuwingsbrieven,…
    • Het verzenden van de Kaboekskes (hierbij bijgestaan door Luc).
    Verantwoordelijke: Ghislaine.
  • De boekhouding.
    Taken:
    • De bank- en kasverrichtingen.
    • De controle van de rekeningen.
    • Het opmaken van het periodiek kasverslag voor de raad van bestuur.
    • Het toezicht op alle financiële verrichtingen, vereist conform de bestaande wetgeving.
    • Het opmaken van de jaarrekening.
    • Het voorleggen van de jaarrekening op de Algemene Vergadering.
    • Het vragen van goedkeuring en kwijting aan de Algemene Vergadering.
    • Het neerleggen van de jaarrekening op de Griffie van de Rechtbank van Koophandel.
    Boekhoudster: Elisabeth.

Persoonlijke gegevens van de leden en het archief

De actuele ledengegevens worden bijgehouden door de ledenadministratie. De verantwoordelijke van de ledenadministratie en de leden van het bestuur zorgen voor de bescherming van de privacy van de leden en geven geen gegevens van leden door aan andere leden.

De Algemene Verordeing Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 in werking vanaf 25 mei 2018 is van toepassing.
De leden hebben het recht de eigen persoonsgegevens te controleren.
Leden geven hun goedkeuring voor de publicatie van foto’s op de beschermde omgeving van Picasa.  Een lid kan steeds vragen om een bepaalde gepubliceerde foto te verwijderen.

Het archief bevat:
• De gegevens van niet langer aangesloten kalipsoleden.
• De activiteitenkalenders en de Kaboekskes.
• De lijst van de bestuursleden en een verwijzing naar hun functie binnen de vereniging.
• De verslagen van de bestuursvergaderingen.
• De verslagen van de Algemene Vergaderingen.
• Alle documenten betreffende het financieel beheer van de vereniging.

Laatste update: September 2020